一祐会の個人情報保護方針

岩手大学理工学部同窓会一祐会（以下「本会」という)は、以下の方針にもとづき、本会が所有する個人情報の保護に努めます。

１．個人情報の取得について

本会は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得します。

２．個人情報の利用目的について

個人情報の利用は、本会会則に定める事業活動の範囲に限定します。具体的な利用規則は「一祐会における個人情報の取り扱い要項」に定めます。

３．個人情報の管理について

個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理します。具体的な管理規則は「一祐会における個人情報の取り扱い要項」に定めます。

４．開示、訂正及び利用停止について

会員本人が自己の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、を求めた場合は、速やかに対応します。

５．組織及び体制について

個人情報の管理総括責任者は本会会長とし、本会の個人情報の全てに関し、管理・監督します。

６．第三者への提供（名簿への記載等）について

本会は原則として、会員本人の同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはしません。なお、会員本人から要望があった場合には、速やかに第三者提供を停止します。

７．本方針の実施、維持及び改善について

本会は、この方針を実施するための「一祐会における個人情報の取り扱い要項」を定め、関係者に周知徹底し、継続的に改善します。

８．問合せ窓口

個人情報に関するご要望やお問合せは、本会事務局で受け付けます。

• 電話　：０１９－６２３－２５５４（平日１０時～１２時、１３時～１６時）
• ＦＡＸ：０１９－６２３－２５５７
• メール：ichiyu@iwate-u.ac.jp

平成26 年5月23日制定

平成28年4月 1日改正

                           

　　　　　　　　　　　　　岩手大学理工学部同窓会「一祐会」個人情報保護規則

（趣旨）

第１条    岩手大学理工学部同窓会「一祐会」（以下「一祐会」という。）は、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号）（以下「法律」という。）に基づき、この規則において、一祐会会則（以下「会則」という。）第６条に定めた会員の個人情報の保護を目的として、個人情報の利用の目的の特定化、個人情報の適正な取得、正確性の確保、個人情報の提供の制限、安全管理措置及び開示・訂正・苦情の処理等の個人情報の保護に関する取扱を定める。

（定義）

第２条    この規則において「個人情報」とは、生存する　個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、旧姓・旧名、出身学部・大学院、出身学科・専攻、所属研究室、学科・コース名、指導教員、卒業・修了年、勤務先、現住所・勤務先・帰省先（連絡先）の郵便番号、住所、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス の特定の個人を識別できるもののほか、会員の種別及び一祐会の会費・維持会費納入状況の情報をいう。これ以外の情報に関しては細則で別途定める。

2   この規則において、「個人情報データベース」とは、個人情報を含む情報の集合物で、コンピューターを用いて検索することができるように体系的に構成したもの及び紙媒体でも目次や索引等で検索できるように構成したものをいう。

3   この規則において、「個人データ」とは、個人情報データベースを構成する個人情報をいう。

4   この規則において、「保有個人データ」とは、「一祐会」が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び 第三者への提供の停止を行うことができる個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報の保護に関する法律施行令（以下「政令」という。）で定めるもの又は一年以内の政令で定める期間以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

5   この規則において、「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（基本姿勢）

第３条　「一祐会」は、個人情報が個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱を図らねばならない。

（利用目的の特定）

第４条　「一祐会」は、法律第15条の利用目的の特定に関する規定に従い、個人情報は、会則第２条に定めた、会員相互の親睦を深め併せて「一祐会」並びに岩手大学の発展を図る目的に沿って、次の通り利用するものとする。

一 「一祐会」会員名簿の制作及び会誌への掲載

二 「一祐会」から会員への各種連絡・配信

三 「一祐会」の会費および維持会費請求

四  会則第５条に定める各科会・支部及びこれに準ずる組織（以下「科会・支部等」という。前記の外、該当する組織は細則で別途定める）の会員の動静の把握、総会等集会の通信に必要な当該個人情報の科会・支部等への提供

五 「一祐会」会員への同窓会名簿の閲覧

六  岩手大学又はその委託を受けた者、学科、専攻等と同等と見なしうる者及び学生会員の指導教員から教育研究遂行上必要とされ、本会事務局が妥当と認める当該個人情報の提供

2      前四号から六号に関する提供の方法は別に定める

3      利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を持つと合理的に認められる範囲内に限定するものとする。

４      前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

一   人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合

二   本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れのある場合

三   国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要があ る場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

四   取得状況から見て利用目的が明らかである場合

（利用目的の制限）

第５条   「一祐会」は、あらかじめ総会の承認及び本人の同意を得ないで、前条で規定した利用目的の範囲を超えて、個人情報を扱ってはならない。

2      前1項の規定は、次に掲げる場合は、適用しない。

一   法令に基づく場合

二   人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合

三   公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合

四   国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

（適正な取得・適正な通知）

第６条  「一祐会」は、第４条第1項各号に定める利用目的を通知して、偽りその他不正な手段によることなく個人情報を取得するものとする。

（データ内容の正確性の確保）

第７条 「一祐会」は、利用目的の範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう、少なくとも1年に1回調査を行う。

（安全管理措置）

第８条  「一祐会」は、その取扱う個人データの漏洩、改竄、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために別に定める必要かつ適切な措置を講ずる。

（従業者の監督）

第９条  「一祐会」は、その従業者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図れるよう、当該従業者に対して必要かつ適切な監督を行う。

（保護管理）

第10条　「一祐会」は、前第８条及び前第９条の安全管理及び監督の徹底のため、個人情報保護委員会を置き、総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者（以下「保護管理者等」という。）を定める。これらに携わる者の選任は別に定める。

2　　個人情報保護委員会は、保有個人データの保護管理に関する基本的事項を審議し、保護管理者等の監理の任に当たる。

3　　総括保護管理者は、保有個人データの管理に関する重要事項の連絡・調整の統括の任に当たり、保有個人データを取扱う者に対し、必要な教育研修を行う。

4　　保護管理者は、総括保護管理者を補佐し、保有個人データの管理（情報の出入管理・個人情報の取り扱い記録の作成等）に関する実務の任に当たる。

5    保護担当者は、保護管理者を補佐し、保有個人データの管理事務を担当する。保護担当者はその責任のもとに業務遂行を当会の臨時雇用職員に指示することができる。

（委託先の監督）

第11条  「一祐会」は、「一祐会」会員名簿の制作等の理由で個人データの取扱いを委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理を図るために、委託を受ける者との間に「個人情報の取扱に関する契約書」を締結して守秘義務の励行を約し、必要かつ適切な監督を行う。

（第三者提供の制限）

第12条  「一祐会」は、第４条第1項第四号から第六号に定める第三者への提供を利用目的とする場合及び次に掲げる場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

一   法令に基づく場合

二   人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合

三   公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合

四   国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

2      「一祐会」は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について予め本人に通知し、又は本人が容易に知りうる状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。

一   第三者への提供を利用目的とすること

二   第三者に提供される個人データの項目

三   第三者への提供の手段又は方法

四   本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること

（保有個人データに関する事項の公表等）

第13条  「一祐会」は、保有する個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知りうる状態に置くものとする。

一   「一祐会」の連絡先及び第10条に定めた者の氏名、連絡先

二   全ての保有個人データの利用目的（第４条第５項第一号から第三号までに該当する場合を除く）

三   次項の規定による求めに応じる手続き

四   前三号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として政令で定めるもの

2      「一祐会」は、本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対して遅滞なくこれを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

一   当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

二   第４条第4項第一号から第三号までに該当する場合

3     「一祐会」は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（開示）

第14条 「一祐会」は、本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、本人に対して政令で定められる方法で遅滞なく、当該保有個人データを開示する。ただし、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合、他の法令に違反する場合及び同窓会の業務に支障を来す場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

2      「一祐会」は、前項の規定に基づき開示を行うとき、又は開示を行わない旨の決定をしたときは、本人に遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

（訂正等）

第15条 「一祐会」は、本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正」という。）を求められた場合には、遅滞なく調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正を行う。

2      「一祐会」は、前項の規定に基づき訂正を行ったとき、又は訂正を行わない旨の決定をしたときは、本人に遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

（利用停止等）

第16条  「一祐会」は、本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データが第５条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第６条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明した場合には、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。

2      「一祐会」は、本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データが第12条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明した場合には、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。

3      「一祐会」は、前2項に対する措置を決定したときは、本人に対して遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

（理由の説明）

第17条  「一祐会」は、第13条第３項、第14条第2項、第15条第2項又は前条第3項において、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨別に定める方法により通知る場合は、本人に対してその理由を説明するよう努める。

（苦情の処理）

第18条  「一祐会」は、個人情報の開示、あるいはそれに係る苦情等処理のため、個人情報審査会を置く。なお、これに携わる者の選任は別に定める。

2       前項の苦情について、適切かつ迅速に処理するため、「一祐会」事務局に「個人情報取扱い窓口」を設置し、その責任者に事務局長を充てる。事務局長は，当該事案に関して個人情報審査会へ諮問する。

（監査）

第19条  会則に定める会計監事は、個人情報の保護に関する状況について定期的に監査を行う。

（任期）

第20条　委員及び保護管理者等の任期は2年とする。但し再任を妨げない。

（会則の改廃）

第21条　本規則の改廃は一祐会総会の議を経なければならない。

（附則）

この規則は，平成27年度「一祐会」総会の日の翌日（平成27年5月17日）から施行する。

２  この規則施行後、最初に選出される委員および保護管理者等の任期は、第20条の規定にかかわらず平成28年度一祐会定期総会の日までとする。

岩手大学理工学部同窓会「一祐会」個人データの安全管理に関する申し合せ

1  総括保護管理者には、会長を充てる。

2  保護管理者には事務局長を充てる。

3  保護担当者には学内理事を充てる。

4  コンピューターの個人情報データベースにアクセスできる者で、総括保護管理者が指示するデータベースを担当する情報保護担当者には、学内の理事等1名を充てることができる。

5  個人情報保護委員会委員は、顧問1名、副会長1名、理事3名をもって充てる。これらの理事は2名を学内の理事とし、他の1名は学外の理事とする。

6  個人情報審査会委員は、副会長1名、理事3名、会計監査の年長者1名をもって充てる。

7  第4条に規定する「これらに準ずる組織」とは、科会、総会の議を経て発会した支部、同期会、退職祝い実行委員会、 講座ＯＢ会とする。ただし、これらへの情報提供は総括保護管理者の同意を必要とする。この規則に規定しない組織への情報提供には学内理事の議を必要とする。

8  上記以外の申し合わせ事項に関しては理事会でこれを定める。

9  この申し合わせは，（「一祐会」個人情報保護規則）施行日に効力を発する．